Чек-лист кадровых документов для компаний на 2026 г. 🌿📋

1️⃣ Штатное расписание – семейное древо компании 👨‍👩‍👧‍👦. Кто чьим братом приходится, кто за что отвечает, сколько получает 📊. Обновляем при каждом появлении «нового родственника» (ст. 15, 57 ТК РФ).

Форма Т-3 📄 – определяет структуру, численность и фонд оплаты труда; основание для начисления окладов и штатных проверок ФНС 🔍.

2️⃣ Правила внутреннего распорядка (ПВТР) – устав дома 🏠, где живёт команда. Во сколько завтрак, когда ужин, как вызывать такси за счёт фирмы, можно ли гладить кота в офисе 🐈‍⬛. Принимаем приказом, ознакамливаем под роспись ✍️, храним 5 лет 📁.

А если серьёзно, то ст. 189, 190 ТК РФ – локальный «устав» компании: режим труда и отдыха, процедуры приёма/увольнения, дисциплинарные меры; снижают споры о «неформализованных» требованиях ⚖️.

3️⃣ Положение об оплате труда (если не включено в ПВТР) – свод законов царства денег 💰. Здесь живут премии, надбавки за креатив, коэффициенты за вредность ⚙️. Пока документа нет – любая выплата превращается в «подарок» 🎁, который нельзя учесть в налоге.

Ст. 135, ч. 4 ст. 135 ТК РФ – устанавливает системы надбавок, премий, доплат; защищает работодателя при претензиях на «необоснованные» выплаты 🛡️.

4️⃣ Положение о персональных данных – плащ-невидимка для файлов с фамилиями 🕵️‍♂️. Пишем, чьи паспорта храним, зачем, кто имеет ключ 🔐, как уничтожаем 🧨.

Иначе Роскомнадзор оштрафует на 500 000 ₽ за «безразличие» 💸 (152-ФЗ).

52-ФЗ; ст. 86, 87 ТК РФ; Приказ Минтруда № 320н – исключают риски штрафов Роскомнадзора за отсутствие согласий и политики обработки ПД 🚫.

5️⃣ Положение о коммерческой тайне – печать на устах 🤐. Указуем, что считаем тайной, как маркируем, чем грозит болтливость 🗣️.

98-ФЗ; п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – без него невозможно уволить за разглашение и взыскать убытки 📉.

6️⃣ Документы по охране труда – амулеты против травм 🧿.

Инструктажи, протоколы, карточки СИЗ 🧤. Проводим вводный, повторный, внеплановый 📅.

Ст. 209–214, 217 ТК РФ; ПП РФ № 2464 от 24.12.2021; Приказ Минтруда № 223н – снижают риск профзаболеваний и штрафов до 200 000 руб. за «отсутствие инструктажа» ⚠️.

7️⃣ Документы воинского учёта (приказ об ответственном, карточки формы № 18, журналы и т. д.).

П. 7 ст. 8 53-ФЗ; Положение № 719 – штраф до 500 000 руб. за отсутствие учёта и срыв мобилизационных мероприятий 🚨.

8️⃣ Трудовой договор – это не просто бумажка, а ваш купол безопасности.

В нём – кров сотрудника, его права, обещания, зарплата и гарантии 🩸.

Ст. 16, 56, 57, 67, 72 ТК РФ – единственное юридическое основание допуска к работе; фиксируют права, обязанности, компенсации, порядок расторжения 📌.

9️⃣ Дополнительные соглашения к трудовому договору– мини-повестки жизни внутри компании 📜: оклад вырос, режим сменился, функции расширились. Каждое новое условие – отдельный лист 📃. Иначе «устно договорились» обернётся судом и компенсацией за «неоформленные перемены» (ст. 72 ТК РФ) ⚖️.

🔟 Табель учёта рабочего времени – дневник правды 📓. В нём каждая минута: кто опоздал, кто подменил, кто стал героем ночной смены 🕛.

По нему считаем зарплату, сверхурочные, «ночные» коэффициенты 🌙.

Забудете – получите вопрос от трудинспекции: «А как вы вообще людей считаете?» (ст. 91, 193 ТК РФ). Форма Т-12 или Т-13 🗃️.

1️⃣1️⃣ График отпусков – хореография отдыха 🩰. Ст. 123 ТК РФ – обеспечивает равномерное предоставление отпусков, снижает риск простоев и штрафов за «затяжные» неиспользованные отпуска 📆. Заполняем унифицированную форму № Т-7, при необходимости используем график собственной разработки.

1️⃣2️⃣ Кадровые приказы – моменты истины 📸. Каждый приказ – кадр в фильме: «Принят» 🟢, «Переведён» 🔄, «Отпущен в отпуск» 🏖️, «Уволен» 🔴. Храним 75 лет, подписываем лично, ставим печать – будущие следователи любят хронологию ⏳ (ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ).

1️⃣3️⃣ Расчётный листок – театральная программа зарплаты 🎭.

Актёрский состав: оклад, бонусы, удержания, НДФЛ 📊. Выдаём или отправляем в ЛК каждый месяц (ст. 136 ТК РФ) 💳.

1️⃣4️⃣ Трудовая книжка (бумажная или электронная) – паспорт трудовой вселенной 🌌. Храним как зеницу ока 👁️, вносим записи аккуратно, ибо штраф до 50 000 ₽ за «ошибку в дате» (ст. 66, 309 ТК РФ; 439-ФЗ).
Важно! Принимаете новичка с 2026 года и позднее – заводим только электронную, бумажную уже не выдать 🚫📕 (ч. 8 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019).
Если кандидат не впервые в труде и приносит бумажную трудовую, проверьте: не отказался ли он ранее от её ведения. Официально отказался – книжку не принимаем 🙅‍♂️.

1️⃣5️⃣ СТД-Р – свидетельство перемен ⚡. При увольнении отдаём в день прощания, иначе новый мир закроет дверь, а вы заплатите ещё один оклад (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Все перечисленные документы – первичные доказательства в трудовых спорах, налоговых проверках, аудите ФСС и контрольных мероприятиях Роструда, Роскомнадзора, военкоматов и профильных надзоров 🕵️‍♂️🔍.